הפעם אני מבקש לדבר על מיומנויותיו של מארגן הכנסים ומפיק האירועים כמתגלמים באחד. הוטלה עלינו משימה בקלידוסקופ, קבוצה של חברות תרופות מצאה עצמה קשורה לאיגוד שחוגג חמישים שנות פעילות ואחראי לכנס בינלאומי לציון היובל בישראל. קבוצת החברות מקבלת על עצמה האחריות בתנאי שקלידוסקופ תהיה החברה המארגנת, למה? ניסיון עבר מוצלח? כימיה בין המפיקים לחברת התרופות? כנראה השניים ועוד סיבות מקצועיות. המשימה היא לחבר את כל המרכיבים לאירוע אחד, שהאפקטיביות שלו משליכה על כל מטרותיו.
לכל צד בגוף המשולש מטרות אחרות:
כנס בינלאומי
הכנס של האיגוד הרפואי הוא כנס בינלאומי מדעי, שמטרותיו מרובות:
- שיתוף החברים באיגוד בידע
- תערוכת פוסטרים
- הצגת הגשמת יעדי האיגוד בשנה החולפת
- חדשנות בתחום מהצד הטכנולוגי
- מפגש חברתי והחלפת דעות בסימן חמישים
- שנות שיתוף פעולה בינלאומי ואירוע הצדעה
- בחירת מוסדות האיגוד
אירוע שיווקי
- הצגה אפקטיבית של מותג
- הצגה מכירתית של מוצר
- חיזוק הקשר בין המותג וסוכניו לבין המשתמשים
- קבלת משובים שיאפיינו את המשך קו המוצרים
כנס עסקי
שילוב התצוגה עם מערכת קידום מכירות תושלם במבצעי מכירות
הכנס מתנהל מרגע ההחלטה על קיומו בשלוש זירות משולבות:
- הזירה הווירטואלית
- זירת הכנס
- זירת התערוכה
היכולת של קלידוסקופ לנווט את האירוע המורכב הזה תהיה תלויה בגורמים רבים, אך בעיקר במיומנויות צוות ההובלה. המקצוענים שידעו לחבר את המרכיבים באופן מאוזן. הבה נזכור שלכנס מדעי בינלאומי יש כללי הובלה ובעיקר הכנס מתנהל כשהדגש הוא על הכנס ולא על מרכיבים תפאורתים. התערוכה משרתת את החברות המציגות מאזן שיוצר אירוע עסקי. זהו מבנה לא שיגרתי, בדרך כלל התערוכה מדגישה את המוצרים בראי מותגם. התערוכה מדגישה את התדמית. בכנס הבינלאומי הזה החברות בונות את המימון היקר על מכירות מוגברות. מניעות את המכירות על ידי מבצעים מפתים וחשיפות של מוצרים חדשים.
האיזון הייחודי הזה הופך את ההשתתפות של זירת התערוכה לתפאורה מושלמת של ‘אירוע עסקי’ הניסיון והמיומנויות של קלידוסקופ דוחפים את הצדדים לזירה ווירטואלית שהיא מעטפת משותפת לכנס המדעי ולאירוע העסקי, כך שהמידע המשותף, מרישום ועד שיתוף בתכני הכנס, מאפשר אינטראקציה פרודוקטיבית לכל המשתתפים וחברות התרופות. טרום כנס, במהלכו כתמיכה בניהול האירועים ואחריו כתמיכה במהלכי סיכום ידע ואפילו מידע מסחרי.
כלים של בניית אתרי אינטרנט שהופכים את האתר של הכנס לאתר רשום, שיתוף ידע והזדמנות עסקית, מבטא את ההובלה בחזית טכנולוגיות האירוע של החברה. כשמוסיפים לכך הבנה וניסיון רבים במיומנויות הבסיסיות של ארגון כנס. הפקת אירוע עסקי מורכב, רב לשוני ותרבותי, הופכת לרהוטה ולמוצלחת.
עשוי לעניין אתכם לקרוא על –
