באופן כללי, כנסים הם כלי חיוני עבור עסקים רבים, מוסדות וארגונים, על מנת להציג את הידע, המומחיות וההישגים שלהם. כנסים בינלאומיים מציעים הזדמנות משמעותית עוד יותר עבור שיתופי ידע ופעולה. יחד עם זאת, התכנון, ההפקה והארגון של כנסים בינלאומיים יכולים להיות משימה לא קלה במיוחד.
שלבים ושיקולים חיוניים לתכנון, הפקה וארגון כנס בינלאומי מוצלח
שלב 1: הגדרת מטרות הכנס
לפני תכנון אספקט כזה או אחר של הכנס שלכם, אחד הדברים החיוניים ביותר הוא הגדרה של מטרות הכנס. מה אתם רוצים להשיג מהכנס? האם זה במטרה לחלוק ידע? נטוורקינג? או שמא הצגת ההישגים של הארגון שלכם? הגדרת מטרות ויעדי הכנס תסייע לכם לקבוע את נושא הכנס, קהל היעד וסוג הדוברים שאתם רוצים וצריכים להזמין.
שלב 2: קבעו את תקציב הכנס שלכם
אחד הפרמטרים החשובים ביותר כחלק מהשיקולים הוא התקציב – היבט קריטי בכל הנוגע לתכנון כנסים. עליכם להיות בעלי הבנה ברורה של המשאבים הפיננסיים והמגבלות שלכם ושל הארגון. התקציב יסייע לכם לקבוע את עלויות המיקום בו יתקיים הכנס, עלויות הקייטרינג, נסיעות ולינה במידה ויש, בין שאר ההוצאות.
שלב 3: בחירת מיקום הכנס שלכם
אין ספק שבחירת המיקום של הכנס הוא חיוני עבור הצלחת הכנס שלכם, בין אם מדובר בהפקת כנסים בינלאומיים, תכנון כנסים בארץ, או כל אירוע אחר. המקום צריך להיות נגיש, נוח עבור המשתתפים, עבור הארגון ועבורכם. כמו כן, על המקום להכיל גם את המתקנים המתאימים, כמו למשל ציוד אורקולי, על מנת לתמוך במצגות ובפעילויות הכנס שלכם.
שלב 4: יצירת סדר יום
סדר היום של הכנס הוא כמו עמוד השדרה של האירוע, לפיו הכל מתוזמן. עליו לכלול את נושא הכנס, דוברים מרכזיים, נושאי מפגש והזדמנויות ליצירת קשרים. כמו כן, עליו גם לאפשר למשתתפים מספיק זמן ליצור ביניהם מעורבות, נטוורקינג, אפשרות לחלוק רעיונות וללמוד האחד מהשני.
שלב 5: שיווק נכון של הכנס שלכם
בין הדברים החשובים ביותר עבור הכנס שלכם הוא שיווק נכון שלו, שכן הדבר חיוני להצלחתו. עליכם ליצור מודעות לכנס עבור קהל היעד שלכם, לקדם את נושא הכנס ולהעביר את היתרונות של ההשתתפות בו. תוכנית השיווק צריכה לכלול בין היתר שימוש בניו-מדיה, כמו למשל שימוש ברשתות החברתיות (פייסבוק, אינסטגרם..), שיווק בדוא”ל (ניוזלטר) וערוצי שיווק אחרים.
כמה זמן מראש עליכם להתחיל בתכנון הכנס?
רצוי ואף מומלץ להתחיל את התכנון לפחות 12 חודשים מראש על מנת לאפשר מספיק זמן להגדרת התקציב, בחירת מקום, הזמנות עבור דוברים ומשתתפים, שיווק, איתור ספקים ועוד.
כיצד ניתן לחסוך בעלויות בעת תכנון הכנס?
ניתן לחסוך בעלויות התכנון על ידי ניהול משא ומתן עם ספקים, בחירת עונת שיא עבור הכנס וכן גם שימוש בטכנולוגיה עבור הפחתת עלויות ההדפסה למשל.
כיצד אוכל להבטיח את נגישות הכנס?
את נגישות הכנס ניתן להבטיח בין היתר על ידי אספקה של מתקנים נגישים, כמו למשל רמפות עבור כיסא גלגלים וציוד אורקולי, הצעת פירוש לשפת הסימנים וכיתוב ועוד.
