כיצד תהפכו את האירוע העסקי הבא לאירוע שכולם ידברו עליו?

בזירה העסקית התחרותית אירוע עסקי חייב להיות ממותג כאירוע נחשק ואקסקלוסיבי אשר יציע למשתתפיו את החוויה הטובה ביותר, כך שהם ירגישו VIP בכל שלב. הפקת אירוע עסקי היא משימה מאתגרת במיוחד כאשר יש כל כך הרבה חלקים להשלמת הפאזל: הנהלה לוחצת, מגבלות תקציב, משתתפים המגיעים מרקע שונה, העדפות קולינאריות מגוונות. לארגון עצמו לא תמיד יש את המשאבים והיכולת להרים אירוע עסקי בכוחות עצמו וכאן נכנסת לתמונה חברת הפקות מנוסה ששוחה בסצנה וכבר מכירה את כל הלוקיישנים הנבחרים, הספקים הכי מקצועיים והכי אמינים ושופעת רעיונות – איך לחדש ולהפתיע תחת מסגרת תקציבית נוקשה ולוחות זמנים צפופים. עם תעבדו עם חברה מנוסה המטפלת בהפקת אירועים לחברות תחסכו לכם זמן, כסף ואנרגיות הן מההיבט הלוגיסטי והן מההיבט הקריאטיבי בדרך להפקת אירוע עסקי שיהפוך לסיפור הצלחה. מחפשים את הטאץ’ הייחודי לאירוע שלכם? רוצים להבין בכמה פרטים כרוכה הפקה בסדר גודל כזה ולמה לשים לב בתהליך? לפניכם הצצה לאלמנטים שמשחקים תפקיד קריטי בהפקתם של אירועים עסקיים:

הכל מתחיל בלוקיישן

בין אם זה אולם אירועים או גן אירועים שצריך לעמוד בסטנדרטים הגבוהים ביותר ולהתאים מבחינת גודל לכמות המשתתפים ובאזור גיאוגרפי אטרקטיבי להעלאת סיכויי ההגעה מצד המשתתפים. כמובן שאם עורכים אירועים עסקיים במרכז אחוז ההגעה יהיה גבוה יותר מאשר בצפון או בדרום. בחינת המקום לאירוע צריכה להיות מדוקדקת, כך שמבחינה עיצובית ואסתטית הוא ישדר את הרושם המבוקש, שתהיה לו יכולת מודולארית להתאים את עצמו לאופי ולקונספט, אזור למעשנים וכן התאמה לנגישות והוא ישרת בנאמנות את המוזמנים בכל תנאי מזג האוויר. לדוגמה: עם אזור חוץ לקבלת פנים נעימה באוויר הפתוח אך גם אזור מקורה ממוזג לימי החורף הקרים והקיץ הלוהטים. ההתקשרות עם צוות האולם דורשת הבנה בקריאת הסכמים וסגירת כל הפרטים לקראת האירוע כך שבזמן אמת לא יהיו הפתעות והכל יתקתק על פי התוכניות. כמובן שכאשר בוחרים מקום איכותי שמכוון גם לאירועים עסקיים אפשר למקסם יותר את הפוטנציאל ביחד עם צוות המקום שמכיר את הקונספט ויידע לפעול להוצאת החזון אל הפועל.

ומה בתוכנית האומנותית?

התוכן שיוצקים לאירוע הוא בעל ערך רב ומעצים את ההנאה ויש לבחור אותו בהתאם להרכב המשתתפים, האופי של האירוע ותנאי המרחב. ההיצע היום רחב וההתייחסות לאירועים עסקיים היא כמו לאירועי תרבות ובידור ולכן, אפשר להביא אמנים ידועים, הרצאות מרתקות, סיפורים אישיים, קומיקאים ואנשי מדיה שידעו להחזיק קהל, להצחיק, למגנט ולרגש בשואו בלתי נשכח. אפשר לשלב גם אטרקציות שונות, כמו שולחנות משחק, מציאות מדומה ועמדות מולטימדיה, עמדות צילום, כדי שיהיו הפעלות בכל עת ברקע של האירוע ולא רק בשלב המופע עצמו. ניתן לרתום את המדיה גם להצלחת האירוע וליצירת פעילויות סוחפות כמו שימוש באפליקציות טריוויה או אפשרות לשאלת שאלות את המנחה על ידי כל משתתף דרך הטלפון והקרנת השאלה על המסך. השתמשו בתשתית הטכנולוגית של המקום עצמו – הקרנת קליפים, סרטוני תדמית, מסרים שיווקיים מכל הכיוונים.

עסקים עושים על בטן מלאה

האוכל הוא היום המלך הבלתי מעורער של סצנת האירועים הפרטיים והעסקיים ובגיבוש התפריט לקראת האירוע, יש לקחת בחשבון מגבלות תזונתיות והעדפות ולהציע מטעמים מכל הסוגים שיתאימו לכל חך או אלטרנטיבות לבעלי העדפות ספציפיות. ההיצע מרשים אך יש להתייחס גם לאיכות ולהקפיד הן על חומרי גלם עונתיים משובחים והן על פרזנטציה אסתטית ככל שניתן, כשאפשר לראות מגמות מובילות באירועים בהם האוכל הוא החוויה. מטבח פתוח לראווה, סדנאות אוכל שבסיומן המשתתפים אוכלים וכן יריד חובק עולם שמדמה שוק בינלאומי עם מאכלים מקצוות תבל. אל תתפשרו על האירוע העסקי שלכם כך שייצג אתכם בדרך הטובה ביותר: בחרו אולם מדוגם, צוות הפקה מנוסה עם חזון שיוכל לארגן את כל מה שנחוץ להצלחה: מהאסטרטגיה דרך התוכן היצירתי ועד הפרטים הקטנים ביותר.